Factureren

Voor de meeste ondernemers is factureren – het sturen van facturen naar klanten – het leukste onderdeel van de boekhouding. Toch blijkt uit de praktijk dat veel ondernemers fouten maken tijdens de facturatie. Door hier vooraf goed over na te denken kunnen ondernemers veel tijd en geld besparen.

Factureren niet zonder regels

De belastingdienst heeft regels opgelegd waaraan elke factuur moet voldoen. De meeste punten daarvan lijken logisch. Zo moet het bedrag duidelijk worden genoemd, en moet duidelijk zijn wie de factuur verstuurt, en wie hem ontvangt. Zowel jouw KvK-nummer, bedrijfsnaam en adresgegevens als die van je klant moeten dus duidelijk worden genoemd.

Daarnaast moeten de bedragen duidelijk zijn en moet er omschreven staan waar het precies om gaat. Gaat het om goederen? Dan dien je dus ook te vermelden om hoeveel artikelen het gaat en wanneer de levering plaatsvond. Soms gelden aangepaste regels voor het factureren.

Deze punten zijn allemaal vrij voor de hand liggend, en gaan dus meestal goed. Waar het vaker op misgaat zijn het factuurnummer, de factuurdatum, onduidelijkheid rond de btw, of het noemen van alleen een postbus als adres. Goede facturatiesoftware kan hierbij helpen, maar sluit ook niet alle fouten uit.

Wat dient u minimaal te vermelden op uw factuur?

• Uw (bedrijfs)naam en adres
• Uw inschrijfnummer Kamer van Koophandel
• Een factuurdatum
• Een factuurnummer (opeenvolgende nummering verplicht)
• Naam en adresgegevens van uw afnemer
• Uw BTW identificatienummer
• Het BTW identificatienummer van uw afnemer in geval van een verleggingsregeling
• Omschrijving en datum met betrekking tot de geleverde goederen en/of diensten
• Het bedrag waarover BTW verschuldigd is
• De verschuldigde BTW en het tarief

Dit overzicht voldoet in de meeste gevallen. Voor een aantal bijzondere situaties gelden nog aanvullende eisen.

Heeft u nog vragen?